Root Cause Analysis Adalah Cara Menganalisis Penyebab Masalah

Root Cause Analysis adalah jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia yaitu metode untuk memecahkan masalah yang sering digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah. Root cause analysis (RCA) merupakan sistem atau metode untuk pemecahan masalah.
Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah atau ketidaksesuaian berdasarkan suatu keyakinan jika terdapat masalah maka cara yang terbaik adalah menyelesaikan akar masalahnya. Setelah akar masalah diperoleh maka dapat dilakukan suatu tindakan agar masalah dapat diminimalkan.

Melalui RCA kita juga dapat mencegah masalah yang sama dapat terjadi lagi di masa mendatang. Hal ini berbeda dengan tindakan pencegahan karena masalah atau ketidaksesuaian sudah terjadi. Seperti yang pernah saya jelaskan tentang tindakan korektif pada artikel sebelumnya.

Nah kapan RCA digunakan?

Untuk menggunakannya tentunya kita harus merujuk dasarnya yaitu butir 8.7 tentang Tindakan Korektif. Untuk lebih jelasnya dan informasi bagi yang pertama mengunjungi web ini, silahkan buka halaman berikut ini:

Tindakan Korektif dan Tindakan Perbaikan Dalam ISO/IEC 17025: 2017

Di dalam artikel itu jelas disebutkan untuk menentukan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi di laboratorium adalah melalui analisis penyebab atau dalam istilah bahasa inggrisnya adalah root cause analysis. Setelah kita mendapatkan atau mengetahui akar masalah, maka kita juga harus melengkapi bukti yang obyektif.

Bukti-bukti obyektif tersebut juga harus bersifat terarah seperti merevisi prosedur mutu, mengadakan pelatihan, mengadakan pertemuan dan sebagainya.

Berdasarkan hasil penelusuran beberapa artikel, saya menemukan pembahasan menarik dari sampling-analisis.com yang menyatakan bahwa tahapan secara umum untuk melakukan RCA adalah sebagai berikut ini:

1. Tentukan terlebih dahulu apa masalahnya atau sumber ketidaksesuaian yang teridentifikasi
2. Kumpulkan data atau bukti dari ketidaksesuaian tersebut
3. Buat beberapa pertanyaan dengan pola 5W (WHY) untuk menganalisis akar masalahnya
4. Terapkan tindakan perbaikan untuk mengatasi ketidaksesuaian
5. Amati secara menyeluruh tindakan perbaikan untuk memastikan efektivitas tindakan perbaikan
6. Jika diperlukan, periksa kembali RCA untuk benar-benar memastikan bahwa analisis masalah telah sesuai dengan ketidaksesuaian dan tidak terlalu melebar kemana-mana.

Tools untuk membuat RCA

Tools yang saya maksud disini bukan peralatan melainkan poin-poin yang perlu dipersiapkan untuk membuat RCA agar lebih mudah. Beberapa tools tersebut dapat berupa:

1. Flow Chart Diagram

Saat menggunakan flowchart, tentunya disajikan dalam format grafis dari awal. Hal ini dilakukan untuk mempermudah kita dalam mengidentifikasi kaitan antar subjek dengan cara mengikuti arahan dari gambar namun cara ini terbatas pada ketidaksesuaian pada sistem yang kompleks.

Sumber: sampling-analisis.com

 2. Rekaman

Pemeriksaan rekaman digunakan untuk memverifikasi kepatuhan terhadap persyaratan sistem manejemen mutu laboratorium ISO 17025. Rekaman berfungsi untuk merangkum semua kegiatan termasuk bukti tindakan dan analisis masalah.

3. Dokumen

Tentunya dokumen merupakan bagian dari landasan kegiatan itu dilakukan karena menjelaskan suatu proses pekerjaan dan apa yang seharusnya terjadi serta dilakukan.

4. Wawancara

Tanpa ada wawancara kepada antar personel, proses untuk menganalisis masalah akan sulit, oleh sebab itu wawancara dengan staf laboratorium perlu dilakukan untuk menjelaskan tindakan yang dilakukan oleh mereka hingga munculnya ketidaksesuaian.

5. 5 (lima) W

W yang saya maksud merupakan singkatan dari kata Why (english) yaitu jika diartikan ke dalam bahasa indonesia adalah kenapa. Ya, kenapa hal itu bisa terjadi. Cara melakukan 5 W bisa anda lihat pada artikel berikut ini:

Analisis Penyebab Masalah dalam Memperbaiki Ketidaksesuaian

6. Diagram Tulang Ikan (Fish Bone Diagram)

Diagram tulang ikan sering kali kita sebut sebagai ishikawa diagram yaitu metode pendekatan secara terstruktur untuk melakukan analisis secara lebih detail dan rinci dalam menentukan sebab suatu masalah, kesenjangan atau ketidaksesuaian yang terjadi.

Contoh fishbone diagram dapat dilihat seperti pada gambar berikut ini:

Sumber: sampling-analisis.com

7. Daftar Periksa (Checklist)

Daftar periksa dapat digunakan untuk melacak berbagai pertanyaan dan penyebab masalah yang potensial. Checklist juga bermanfaat untuk mengatur secara keseluruhan terhadap proses dan biasanya juga digunakan sebagai alat dalam menentukan akar penyebab masalah yang lebih spesifik.

Itulah sekilas mengenai root cause analysis atau jika diartikan ke dalam bahasa indonesia adalah analisis akar penyebab masalah. RCA ini sangat penting untuk dipahami mengingat selalu digunakan terutama setelah dilakukannya surveilen atau kunjungan lapangan oleh asesor badan akreditasi. Pastikan juga untuk selalu mengevaluasi dan mengidentifikasi penyebab masalah karena biasanya akar penyebab masalah bisa lebih dari 1.

Semoga informasi ini dapat memberikan manfaat untuk kita semua, Terimakasih

Referensi:

Root cause analysis