8 Prinsip Manajemen Mutu Sesuai Standar ISO yang Perlu Dipelajari

 

Labmutu.com - Penerapan prinsip manajemen mutu menjadi dasar dalam menentukan apakah organisasi dapat berjalan sesuai target. Sistem manajemen juga berperan penting dalam melakukan quality control untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut prinsip-prinsip manajemen yang perlu diketahui untuk menjalankan organisasi dengan efektif:

Kepemimpinan

 

Pada sebuah organisasi atau perusahaan, peran pemimpin sangat penting. Sebab kecakapan seorang pemimpin dapat mempengaruhi keberhasilan dan potensi sumber daya yang ada. Beberapa tindakan yang perlu dilakukan sesuai dengan prinsip manajemen mutu dalam aspek kepemimpinan bisa dilihat dalam poin-poin berikut:

 

• Menentukan visi yang pasti terhadap masa depan perusahaan atau organisasi.
• Meneliti kebutuhan seluruh pihak yang terkait, meliputi karyawan, pemodal, pemasok, pemilik, pelanggan, dan masyarakat menyeluruh.
• Membentuk pelatihan khusus yang mampu meningkatkan kompetensi para karyawan.
• Memilih sumber daya yang diperlukan agar perusahaan berjalan dengan baik, termasuk sumber daya manusia.
• Menentukan target serta tujuan yang jelas.

 

Fokus Untuk Pelanggan

 

Berhasil tidaknya perusahaan sangat berkaitan dengan adanya pelanggan, sehingga kenyamanan pelanggan sangat penting diperhatikan. Sebisa mungkin perusahaan memantau seberapa jauh kepuasan pelanggan. Adapun beberapa tindakan yang dapat diterapkan terkait pelanggan sebagai berikut:

 

• Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
• Membuat tujuan organisasi yang selaras dengan harapan pelanggan.
• Melakukan pengukuran kepuasan pelanggan menggunakan survey.
• Menggunakan pendekatan yang seimbang dengan kepuasan pihak-pihak yang tertentu, misalnya karyawan, pemilik, pemodal, dan masyarakat lokal.
• Mengkomunikasikan pentingnya pemenuhan pelanggan pada masing-masing tingkatan organisasi.

 

Pendekatan Proses

 

Dalam prinsip manajemen mutu ISO 9001:2008, hal yang terpenting bukanlah hasil melainkan proses. Ini berarti bahwa bila target tidak terpenuhi maka bukanlah sebuah masalah yang besar dan bisa dimaklumi selama masih dapat diperbaiki ke depannya. Untuk melakukan pendekatan proses, berikut beberapa tindakan yang perlu dilakukan:

 

• Menentukan berbagai kegiatan yang harus ditempuh dalam upaya mencapai hasil yang ditargetkan.
• Melakukan analisis serta mengukur kemampuan kegiatan utama dalam organisasi.
• Menetapkan tanggung jawab dalam mengelola kegiatan utama dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
• Melakukan evaluasi resiko atau dampak dari adanya kegiatan bagi pemasok, pelanggan, dan pihak-pihak yang terkait lainnya.
• Fokus pada bahan-bahan, metode, serta sumber daya sebagai upaya meningkatkan kegiatan utama.

 

Keterlibatan Karyawan

 

Penetapan strategi dalam organisasi tidak akan berjalan efektif tanpa adanya keterlibatan karyawan. Itulah sebabnya, kontribusi dari karyawan dalam melaksanakan kewajibannya masing-masing sangat dibutuhkan untuk meraih keberhasilan sistem manajemen. Untuk menerapkan prinsip ini, berikut beberapa tindakan yang perlu dilakukan:

 

• Menanamkan pemahaman pada setiap karyawan tentang peran penting dalam berorganisasi.
• Memahami tugas serta tanggung jawab masing-masing karyawan.
• Membangun peran aktif karyawan dalam meningkatkan kompetensi.
• Memberikan kebebasan bagi seluruh karyawan untuk berbagi pengetahuan.
• Mengidentifikasi apa saja yang menjadi hambatan bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.
• Melakukan identifikasi terkait proses antara setiap bagian dengan bagian yang lain.

 

Perbaikan Secara Berkala

 

Meski sudah berhasil mencapai tujuan, sebisa mungkin tidak lekas puas dengan hasil tersebut. Sebab, perbaikan yang berkesinambungan terus dibutuhkan agar mampu meningkatkan performa yang konsisten. Dalam prinsip manajemen mutu, beberapa hal yang dapat dikerjakan untuk melakukan perbaikan sebagai berikut:

 

• Mengadakan rapat secara berkala dan membahas tinjauan manajemen.
• Melakukan pemeriksaan secara berkala atau internal audit untuk memastikan kegiatan berjalan dengan efektif.

Baca Juga : Ternyata ISO 19011 Adalah Perangkat Lengkap Dalam Manajemen Audit!

Hubungan Dengan Pemasok

 

Mutu produk yang diberikan pihak ketiga sangat berpengaruh pada kualitas akhir produk. Itulah sebabnya, memantau kinerja pemasok termasuk dalam prinsip yang ditekannya. Hal yang bisa dilakukan dalam mewujudkan prinsip ini dapat dilihat sebagai berikut:

 

• Menyeleksi dan mengevaluasi semua pemasok produk.
• Menjalin hubungan dengan mempertimbangkan jangka panjang.

 

Pendekatan Faktual Pengambilan Keputusan

 

Untuk menentukan keputusan yang tepat, maka dibutuhkan pendekatan secara faktual. Dalam aktivitas ini, diperlukan analisis data serta pengumpulan informasi yang valid. Adapun beberapa kegiatan yang bisa dilakukan berdasarkan prinsip pendekatan faktual sebagai berikut:

 

• Membuat manajemen data yang dapat diakses untuk setiap orang yang membutuhkannya.
• Memastikan bila informasi maupun data yang tertulis akurat dan bisa dipastikan kebenarannya.
• Hanya mengambil keputusan berdasarkan analisis faktual.
• Melakukan analisis setiap informasi yang diterima dengan metode yang valid.

 

Pendekatan Sistem Pada Manajemen

 

Dalam sebuah organisasi, pendekatan sistem pada manajemen merupakan hal yang harus dilakukan. Kegiatan tersebut mencakup identifikasi, memahami, serta mengelola proses yang saling berkesinambungan agar mampu membawa kontribusi yang efektif. Pendekatan sistem bisa dilakukan melalui beberapa tindakan tersebut:

 

• Menyelaraskan setiap proses yang muncul dalam organisasi.
• Menata sistem sedemikian rupa agar mampu mencapai target melalui tahapan yang dinilai paling efisien.
• Mempelajari keterkaitan antara masing-masing proses pada suatu sistem.
• Memberikan edukasi tentang peran serta tanggung jawab dalam mencapai tujuan
• Konsisten dalam meningkatkan sistem diimbangi dengan evaluasi.

 

Itulah prinsip manajemen mutu yang mengacu pada ketetapan ISO 9001:2008. Penerapan prinsip-prinsip di atas dalam suatu organisasi diharapkan mampu membantu meraih apa yang sudah menjadi tujuan bersama. Menjaga hubungan baik dalam manajemen mutu akan sangat membantu dalam pencapaian keberhasilan organisasi.