Tampilkan postingan dengan label Mutu. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Mutu. Tampilkan semua postingan

Rabu, 02 September 2020

Uji Profisiensi Laboratorium dan Uji Banding ISO 17025 Untuk Kinerja Optimal

Uji Profisiensi Laboratorium dan Uji Banding ISO 17025 Untuk Kinerja Optimal

Uji Profisiensi Laboratorium adalah evaluasi kinerja peserta yaitu laboratorium pengujian dengan kriteria yang ditetapkan melalui uji pendahuluan seperti uji homogenitas dan uji homogenitas. Kegiatan ini disebut sebagai kegiatan pemastian keabsahan hasil pengujian yang dituangkan dalam klausul 7.7.2 butir a dan b.

Oleh sebab itu, setiap laboratorium yang ingin menerapkan atau yang sudah mendapatkan sertifikat akreditasi ISO 17025, maka sudah seharusnya untuk melakukan kegiatan ini.

Uji Profisiensi dan Uji Banding

Komite Akreditasi Nasional (KAN) juga memiliki program yang selalu dilibatkan kepada organisasi laboratorium untuk selalu mengisi formulir Rencana Penyelenggaraan Uji Profisiensi (PUP). Hal ini bertujuan untuk meminimalisasi ketidakikutsertaan laboratorium dalam program uji profisiensi.

Tentu teman-teman sekalian ada yang bertanya "mengapa uji profisiensi perlu dilakukan? untuk apa?
Baca Juga: JAMINAN MUTU LABORATORIUM menurut ISO IEC 17025 versi 2017
Baik disini saya coba menjelaskannya satu per satu mulai dari defenisi uji profisiensi, tujuannya, cara melakukannya dan evaluasi hasil uji profisiensi.

Definisi Uji Profisiensi

Sebelumnya sudah saya jelaskan pada awal paragraf artikel ini, tetapi untuk lebih menjelaskan lagi kepada rekan-rekan sekalian bahwa uji profisiensi sama halnya dengan uji banding laboratorium, yaitu kegiatan untuk mengetahui unjuk kerja atau kinerja laboratorium seperti analis, metode dan alat yang digunakan sehingga hasil analisis yang diberikan bersifat reliabel (akurat dan presisi).

Perbedaan Uji Profisiensi dan Uji Banding Antar Laboratorium

Sebenarnya sama saja antara kedua istilah tersebut tetapi yang membedakannya adalah jumlah peserta dan penyelenggara uji, ruang lingkup dan status penyelenggara uji banding. KAN sering kali memberikan arahan bahwa apabila kita hendak menentukank pemastian keabsahan hasil secara eksternal, yang awal dilakukan adalah mencari penyelenggara uji profisiensi (PUP).

Apabila tidak ditemukan PUP yang kompeten dan terkareditasi serta tidak ditemukannya ruang lingkup yang sama dari PUP tersebut maka laboratorium dapat melakukannya dengan uji banding antar laboratorium.

Caranya bagaimana? anda dapat mengundang rekan-rekan yang memiliki ruang lingkup pengujian yang sama kemudian berdiskusi untuk dilaksanakannya uji banding antar laboratorium. Selanjutnya disepakati siapa yang menjadi penyelenggara uji bandingnya (PUB).



Nantinya si PUB akan mempersiapkan sampel, melakukan uji homogenitas dan uji stabilitas kemudian mendistribusikan kepada masing-masing anggota yang terlibat dan berikutnya menerima laporan dari peserta untuk selanjutnya dihitung atau dianalisis datanya menggunakan statistik.

Melihat dari tugas sebagai penyelenggara uji profisiensi maka sudah pasti PUB harus pernah mengikuti pelatihan tentang uji profisiensi termasuk cara menganalisis data yang dihasilkan dari peserta

Tujuan Uji Profisiensi

Uji profisiensi atau bahkan uji banding antar laboratorium memiliki tujuan yang sama yaitu untuk menjaga kualitas data hasil pengujian laboratorium. Melalui kegiatan ini, laboratorium dapat mengevaluasi sejauh mana kompetensinya dalam melakukan pengujian sampel menggunakan metode yang diterapkan.

Selain itu, UP dan UB ini juga menjadi tolak ukur kepercayaan pelanggan karena sudah pasti menjadi evaluasi bagi pelanggan tentang data yang dihasilkan dari laboratorium tempat ia menguji sampelnya tersebut. Oleh sebab itu saya menghimbau kepada rekan-rekan sekalian, carilah provider UP atau UB yang telah memiliki kredibilitas agar hasil dari evaluasinya pun lebih bermakna.

Cara Melakukan Uji Profisiensi

Setelah saya menjelaskan beberapa poin pengantar, tentunya ada diantara pembaca yang budiman untuk mengetahui bagaimana melakukan uji profisiensi atau uji banding antar laboratorium?

Ok, disini saya ingin sharing sedikit dari pengalaman yang saya dapatkan bahwa untuk melaksanakan UP atau UB, anda harus memiliki program atau rencana terlebih dahulu agar kita tau kapan kegiatan itu dilaksanakan dan dimana provider yang cocok dengan jenis sampel yang kita ukur di laboratorium.

Setelah membuat formulir rencana uji profisiensi atau uji banding, maka Penyelia dan Manajer Teknis bertanggung jawab untuk mencari provider uji profisiensi terlebih dahulu. Baik itu di tingkat Nasional ataupun Internasional.

Setelah menemukan provider yang tepat, maka selanjutnya silahkan lakukan registrasi kepada provider tersebut agar pada priode berikutnya, lab kita juga dilibatkan sebagai peserta dan dikirim sampel untuk dilakukan proses pengujian.

Berikutnya lakukan proses analisis yang dimulai dengan ada atau tidaknya preparasi khusus terhadap sampel tersebut dan tahap terakhir adalah silahkan dicek terlebih dahulu terhadap data yang ingin dilaporkan. Karena dikhawatirkan adanya kesalahan yang timbul dari sumber salah hitung atau salah ketik.

Evaluasi Hasil Uji Profisiensi atau Uji Banding

Setelah hasil kita kirimkan kepada provider dan provider juga sudah mengirim laporan uji profisiensi kepada kita maka tahap berikutnya adalah melakukan evaluasi data uji profisiensi menggunakan beberapa cara.
Baca Juga: Klausul ISO 17025
Cara yang biasa dilakukan adalah dengan membandingkan nilai Z-Score dari kompulan data yang dihasilkan dari para peserta uji profisiensi. Saya tidak membahas mengenai detail evaluasi hasil uji profisiensi. Mungkin saya bahas pada artikel lain.

Itulah beberapa point penting mengenai pemastian keabsahan hasil secara eksternal yakni uji profisiensi atau uji banding antar laboratorium, semoga informasi ini bisa memberikan manfaat untuk kita semua Terimakasih.

Kamis, 06 Agustus 2020

Cara Membuat Control Chart di Excel

Cara Membuat Control Chart di Excel

cara membuat control chart

Cara Membuat Control Chart di Excel - Halo Sobat Laboran, pada tahap ini saya ingin memberikan sedikit informasi yang cukup praktis tentang bagaimana membuat control chart atau sering disebut peta kendali.

Sebagai praktisi laboratorium, tentunya sobat sekalian membutuhkan program pengendalian mutu yang maksimal dalam rangka pemantauan kinerja laboratorium pada saat proses analisis di laboratorium.

Hal yang cukup membantu untuk menjamin pekerjaan kita masih sesuai dengan kriteria atau kebijakan yang ditetapkan adalah dengan cara mengembangkan peta kendali.

Peta kendali atau sering disebut control chart adalah suatu program yang digunakan untuk memantau jaminan mutu pengujian ataupun pekerjaan lain yang membutuhkan akurasi dan presisi.

Terdapat banyak bidang pekerjaan yang biasanya menggunakan diagram kendali ini seperti dibidang R & D, Lab Analitik, Produksi dan lain-lain.

Nah, langsung saja kita bahas satu per satu tentang cara membuat control chart menggunakan microsoft excel.

Pertama yang harus kamu lakukan adalah melakukan pengujian atau analisis parameter yang akan di pantau menggunakan peta kendali, kali ini kita anggap parameter analisis kandungan logam Magnesium pada sampel air pada salah satu WTP (Water Treatment Plant).

Sebelum masuk ke tahap pengujian, pastikan semua peralatan dan bahan kimia yang digunakan masih layak pakai dan instrumen yang digunakan masih dalam kondisi optimal.

Pengujian biasanya dilakukan minimal 7 kali ulangan pada waktu yang bersamaan, menggunakan instrumen yang sama dan bisa juga dilakukan oleh analis yang sama.

Saya beri contoh hasil dari analisis kandungan logam Magnesium yang diulang sebanyak 7 kali ulangan adalah 121.4, 121.7, 122.0, 121.9, 122.1, 121.8, 121.5 mg/L.

Setelah diperoleh data seperti contoh tersebut silahkan anda ketik pada microsoft excel angka tersebut seperti pada contoh gambar dibawah ini:

cara membuat control chart atau peta kendali

Perlu diperhatikan pada saat anda mengetik angka, cocokkan notasi koma yang sesuai, karena notasi tersebut bergantung pada program atau settingan pada microsoft excel anda. Nah, pada microsoft excel yang saya gunakan ini menggunakan notasi tanda Titik untuk menentukan koma.

Selanjutnya, hitung nilai rata-rata, dengan menggunakan rumus yang tertera pada microsoft excel, untuk lebih lengkapnya silahkan anda lihat Cara Menghitung Rata-rata di Excel.

Hasil perhitungan nilai rata-rata yang saya coba adalah seperti terlihat pada gambar berikut ini:


Berdasarkan hasil perhitungan yang saya lakukan, diperoleh nilai rata-rata kandungan Magnesium adalah 121.77 mg/L.

Nah, selanjutnya hitung nilai standar deviasinya dari sekumpuland ata tersebut. Untuk nilai standar deviasi yang saya hitung dapat anda lihat pada gambar berikut ini:



Hasil dari perhitungan yang saya lakukan, nilai standar deviasi (SD) yang diperoleh adalah 0.2563. Ops, maaf, jika anda ingin mengetahui bagaimana cara menentukan nilai standar deviasi menggunakan microsoft excel silahkan lihat Cara Menghitung Standar Deviasi di Excel.

Setelah kita mengetahui nilai rata-rata dan standar deviasi, maka berikutnya adalah menghitung batas-batas yang diatur oleh aturan Westgard. Selengkapnya mengenai aturan tersebut dapat anda baca disini Intepretasi Peta Kendali Menurut Aturan Westgard.

Baik langsung saja kita tentukan beberapa nilai yang harus ditetapkan, yaitu:

Hitung nilai 1 x SD;2 x SD dan 3 x SD.

1SD = 1 x 0.2563 = 0.2563
2SD = 2 x 0.2563 = 0.5126
3SD = 3 x 0.2563 = 0.7689

Okay, berikutnya kita tentukan batas-batas yang ditentukan menurut aturan Westgard yaitu:

UCL = Upper Control Limit = Rata-rata + 3SD
UWL = Upper Warning Limit = Rata-rata + 2SD
LWL = Lower Warning Limit = Rata-rata - 2SD
LCL = Lower Control Limit = Rata-rata - 3SD

Selanjutnya mari kita tentukan nilai-nilai tersebut:

UCL = 121.77 + 0.7689 = 122.539
UWL = 121.77 + 0.5126 = 122.283
+1SD = 121.77 + 0.2563 = 122.026
-1SD = 121.77 - 0.2563 = 121.514
LWL = 121.77 - 0.5126 = 121.257
LCL = 121.77 - 0.7689 = 121.001

Berdasarkan dari data-data yang kita hitung diatas maka berikutnya kita buat control chartnya sesuai dengan data yang diperoleh tersebut di atas.

Sekarang silahkan ketik atau copy paste nilai yang kita peroleh tersebut ke dalam sheet excel yang baru seperti pada gambar berikut ini:


Agar grafik control chart terbentuk, silahkan copy and paste data-data tersebut hingga berkisar 100 data. Jika anda bingung seperti apa, berikut saya berikan contoh pada gambar.


Setelah terbentuk datanya, silahkan buat grafik dengan cara (bersambung)

Kamis, 26 Maret 2020

JAMINAN MUTU LABORATORIUM menurut ISO IEC 17025 versi 2017

JAMINAN MUTU LABORATORIUM menurut ISO IEC 17025 versi 2017

jaminan mutu laboraotorium

Jaminan Mutu Laboratorium - Halo sobat Laboran semoga pada saat anda membaca postingan ini dalam keadaan sehat selalu.
Baik, kali ini kita akan coba mengulas topik jaminan mutu yang dipersyaratkan di dalam ISO/IEC 17025: 2017.

Sebelumnya saya akan menjelaskan terlabih dahulu bahwa di dalam dokumen ISO 17025 versi 2017 anda tidak akan menemukan kalimat tentang jaminan mutu pengujian tetapi telah diganti dengan Memastikan Validitas Hasil atau dalam englishnya adalah Ensuring the Validity of Result.

Baik, pembahasan kita kali ini dirujuk dari klausul tentang program jaminan mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 17025 versi 2017. Sebagai informasi bahwa jaminan mutu pengujian di laboratorium diatur dalam klausul 7.7.

Jika Rekan-rekan sekalian membutuhkan Panduan Mutu dan Prosedur Mutu, kami menawarkan template dokumen tersebut untuk memudahkan rekan-rekan dalam memahami bahkan bisa langsung mengimplementasikan ISO/IEC 17025: 2017. Kami juga menawarkan template Formulir yang diperlukan untuk menjalankan Prosedur. Untuk informasi lebih detail, silahkan kontak via Seluler or WA ke nomor 0821-7254-5061. 

Adapun isi dari klausul 7.7 tersebut adalah:

7.7.1 Laboratorium harus memiliki prosedur untuk memantau keabsahan hasil. Data yang dihasilkan harus dicatat sedemikian rupa sehingga trend dapat terdeteksi dan bila memungkinkan teknik statistik harus diterapkan untuk mengkaji ulang hasilnya. Pemantauan ini harus direncanakan dan dikaji ulang dan harus mencakup, jika sesuai, namun tidak terbatas pada:

  1. Pengunaan bahan acuan bersertifikat atau bahan pengendalian mutu;
  2. Penggunaan instrumen alternatif yang telah dikalibrasi untuk memberikan hasil yang tertelusur;
  3. Pemeriksaan fungsional alat ukur dan alat uji;
  4. Penggunaan standar periksa atau standar kerja dengan peta kendali (control chart) jika ada;
  5. Pemeriksaan antara alat ukur yang digunakan;
  6. Pengulangan pengujian atau kalibrasi dengan menggunakan metode yang sama atau berbeda;
  7. Pengujian ulang atau kalibrasi ulang terhadap benda uji atau alat ukur yang disimpan;
  8. Korelasi antar hasil karakteristik benda uji atau alat ukur yang berbeda;
  9. Kaji ulang hasil yang dilaporkan
  10. Uji banding di dalam laboratorium
  11. Pengujian sampel yang tidak diketahui nilainya.

7.7.2 Laboratorium harus memantau kinerjanya jika dibandingkan dengan hasil laoratorium lain (eksternal), jika tersedia dan sesuai. Pemantauan ini harus direncanakan dan dikaji ulang dan harus mencakup, namun tidak terbatas pada, salah satu atau kedua hal berikut:

  1. Partisipasi dalam uji profisiensi;
  2. Partisipasi dalam uji banding antar laboratorium selain uji profisiensi.

Catatan untuk poin 1 (partisipasi dalam uji profisiensi), berasal dari ISO/IEC 17043 yang berisi informasi tambahan tentang uji profisiensi dan penyedia uji profisiensi. Penyedia uji profisiensi yang memenuhi persyaratan ISO/IEC 17043 dinilai kompeten.
Baca Juga: Uji Profisiensi dan Uji Banding Untuk Kinerja Laboratorium Optimal
7.7.3 Data kegiatan pemantauan harus dianalisis, digunakan untuk mengendalikan dan jika memungkinkan digunakan untuk meningkatkan kegiatan laboratorium. Jika hasil analisis data dari kegiatan pemantauan ditemukan berada diluar kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, tindakan yang tepat harus dilakukan untuk mencegah pelaporan hasil yang salah.

Idealnya, untuk memudahkan penerapan atau implementasi dari klausul iso 17025 versi 2017, saya membaginya kedalam 2 (dua) program pengendalian mutu yaitu:

  1. Pengendalian mutu secara internal, dimana program ini untuk menerapkan klausul 7.7.1.
  2. Pengendalian mutu secara eksternal, dimana program ini untuk menerapkan klausul 7.7.2.

Untuk memudahkan dalam menerapkan klausul ini, beberapa panduan berikut ini bisa anda ikuti:

  • Laboratorium perlu memastikan bahwa telah memiliki prosedur untuk menjamin keabsahan hasil melalui proses pengendalian mutu internal untuk setiap metode yang tercakup dalam ruang lingkup akreditasi.
  • Persyaratan pengendalian mutu eksternal melalui uji profisiensi dan uji banding antar laboratorium lainnya dimaksud untuk mengkonfirmasi efektivitas sistem pengendalian mutu internalnya.
  • Laboratorium harus dapat menjelaskan tentang prosedur pengendalian mutu internalnya yang digunakan oleh laboratorium untuk menjamin keabsahan hasil uji dan hasil kalibrasi yang dilaporkan.
  • Laboratorium harus dapat menjelaskan tentang dan pengelolaan serta penggunaan rekaman pengendalian mutu internal untuk mencegah pelaporan hasil uji dan kalibrasi yang salah.
  • Laboratorium harus dapat menjelaskan tentang penetapan syarat batas dan tindak lanjut yang dilakukan oleh laboratorium bila terdapat data pengendalian mutu internal maupun eksternal yang berada diluar syarat batas keberterimaan yang telah ditetapkan.
  • Memastikan apakah laboratorium telah memiliki, menerapkan dan memelihara serta menggunakan data pengendalian mutu untuk memberikan jaminan terhadap keabsahan hasil uji dan kalibrasi yang diberikan kepada pelanggannya.
Okay, sementara ini itu dulu yang bisa saya sampaikan. Artikel ini akan terus saya perbarui jika ditemukan pengalaman atau tips terbaru untuk menerapkan sistem manajemen mutu laboratorium yang sesuai dengan ISO/IEC 17025 versi 2017.

Terimakasih.

Rabu, 21 Agustus 2019

AUDIT INTERNAL LAB untuk ISO 17025:2017 berdasarkan ISO 19011 di Laboratorium

AUDIT INTERNAL LAB untuk ISO 17025:2017 berdasarkan ISO 19011 di Laboratorium

Inilah Cara Melakukan Internal Audit yang sesuai dengan ISO 17025:2017 merujuk pada ISO 19011

Internal Audit - ISO 17025 2017 - ISO 19011 - Laboratorium Mutu - Hai sobat laboran, bagaimana kabarnya hari ini? Semoga dalam keadaan sehat selalu. Sobat laboran yang saya banggakan, dalam menjalankan sistem manajemen mutu di laboratorium, kita perlu menetapkan strategi untuk menjaga agar sistem manajemen yang ditetapkan masih sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh ISO/IEC 17025:2017 dan kebijakan dari manajemen laboratorium itu sendiri.

Salah satu strategi yang dapat dilakukan untuk menjaga agar sistem manajemen laboratorium tetap sesuai dengan persyaratannya adalah melakukan audit internal pada laboratorium itu sendiri. Menurut ISO 9000, Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti yang objektif kemudian mengevaluasi bukti yang ditemukan secara objektif pula untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Sehingga audit internal adalah kegiatan audit yang dilaksanakan oleh staf dalam suatu organisasi atau badan guna memeriksa keseuaian dalam menerapkan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh peraturan dan standar tertentu dan ketetapan kebijakan manajemen suatu organisasi. Adapun kegiatan internal audit dilakukan terhadap yang berkaitan dengan sistem, prosedur, kegiatan yang dilakukan dan hasil dari kegiatan tersebut.

Dalam proses audit internal terdapat beberapa bagian yang terlibat didalamnya yaitu auditor dan auditi . Auditi adalah personal atau organisasi yang diaudit sedangkan auditor adalah personel atau staff yang ditunjuk berdasarkan surat penunjukkan untuk melakukan tugas audit internal. Pelaksanaan audit internal harus terencana sesuai dengan jadwal serta prosedur yang ditetapkan sebelumnya. Selanjutnya audit internal juga dilakukan sesuai dengan pedoman atau sering disebut juga dengan daftar periksa. Daftar periksa biasanya merujuk pada standar yang diterapkan oleh suatu instansi, misalnya suatu organisasi menerapkan ISO/IEC 17025:2017, maka proses audit internal merujuk pada klausul-klausul yang terdapat dalam sistem manajemen mutu laboratorium berdasarkan ISO/IEC 17025 versi 2017.

Jika Rekan-rekan sekalian membutuhkan Panduan Mutu dan Prosedur Mutu, kami menawarkan template dokumen tersebut untuk memudahkan rekan-rekan dalam memahami bahkan bisa langsung mengimplementasikan ISO/IEC 17025: 2017. Kami juga menawarkan template Formulir yang diperlukan untuk menjalankan Prosedur. Untuk informasi lebih detail, silahkan kontak via Seluler or WA ke nomor 0821-7254-5061.

Biasanya personel auditor ditunjuk dari instansi atau organisasi selain dari organisasi yang akan di audit, hal ini untuk mencegah adanya keberpihakan, sehingga proses audit internal tidak berjalan secara independen. Dalam proses audit internal, seluruh informasi yang diperoleh merupakan infotmasi yang terdokumentasi. Adapun informasi yang terdokumentasi tersebut adalah seluruh dokumen sistem manajemen mutu yang direncanakan, ditetapkan, dikomunikasikan, dimengerti, serta diterapkan oleh laboratorium.

Audit Internal Lab


Kegiatan atau agenda audit internal merupakan program rutin yang harus dilakukan minimal 1 kali dalam setahun atau pada saat akan dilakukan asesmen oleh badan akreditas, hal ini bertujuan untuk meminimalisasi temuan ketidaksesuaian yang terjadi. Biasanya agenda audit internal ini merupakan suatu penilaian lebih oleh asesor, karena asesor menganggap bahwa organisasi tersebut telah menerapkan sistem manajemen yang sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.

Adapun tujuan dari pelaksanaan internal audit adalah:
  1. Merupakan suatu alat untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian sedini mungkin dan tindakan perbaikan seefektif mungkin sehingga dapat memenuhi kesesuaian standar sistem manajemen mutu.
  2. Audit internal juga merupakan alat untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah sekaligus tindakan perbaikan yang diperlukan untuk mencegah terulang kembalinya ketidaksesuaian yang sama.
  3. Selanjutnya audit internal merupakan suatu cara untuk mengidentifikasi kesempatan peningkatan sistem manajemen mutu untuk menghindari: penyimpangan atau ketidaksesuaian yang tidak perlu terjadi, persyaratan atau prosedur yang telah kadaluwarsa yang masih saja diterapkan di laboratorium dan kegiatan yang tidak efesien.
  4. Audit internal merupakan jaminan kepada manajemen suatu organisasi bahwa sistem manajemen mutu yang sedang diterapkan tepat sesuai dengan yang ditetapkan.
Nah, selanjutnya apa saja manfaat dari agenda audit internal itu sendiri?, manfaat audit internal adalah:
  1. Sebagai cara untuk memastikan penerapan sistem manajemen yang diterapkan telah memenuhi dengan ketetapannya.
  2. Menilai kesiapan suatu organisasi dalam menghadapi eksternal audit yang dilakukan oleh pelanggan maupun badan akreditasi
  3. Melindungi investasi yang telah dikeluarkan untuk penyusunan sistem manajemen mutu.
  4. Mencegah biaya yang timbul berkaitan dengan kegagalan sistem manajemen mutu. 

Bagaimana cara pelaksanaan kegiatan internal audit?


Terdapat banyak cara atau metode yang dilakukan untuk melaksanakan internal audit, namun yang penulis bahas kali ini adalah yang telah dan biasa dilakukan di laboratorium untuk menjamin bahwa seluruh kebijakan dan prosedur masih sesuai dan termutakhir. Adapun urutan nya adalah sebagai berikut:

1.  Rapat antara manajer mutu dengan manajer puncak (pimpinan tertinggi dalam suatu organisasi).

Rapat ini biasanya dilakukan pada tahap paling awal yaitu Manajer Mutu memberikan informasi kepada Manajer Puncak (pimpinan tertinggi) bahwa akan dilaksanakannya kegiatan audit internal sesuai dengan jadwal yang ditetapkan sebelumnya. Penetapan audit internal dapat melalui agenda audit internal sebelumnya, kaji ulang manajemen, atau terjadinya suatu temuan yang sangat penting dan berpengaruh besar terhadap hasil pengujian sampel, maka dalam hal ini diperlukan audit internal untuk memeriksa bagian yang tidak sesuai tersebut.

2. Pelaksanaan rapat pembukaan

Rapat pembukaan ini biasanya dihadiri oleh seluruh staff atau personel suatu organisasi diantaranya, Manajer Puncak, Manajer Mutu, Auditor dan beberapa auditi. Di dalam rapat pembukaan ketua auditor menyampaikan maksud dan tujuan dari pertemuan tersebut. Para peserta rapat juga diharuskan untuk memperkenalkan diri masing-masing dan tidak lupa pula menyiapkan formulir daftar hadir untuk merekam kegiatan rapat pembukaan audit internal yang dilaksanakan.

Melalui rapat pembukaan ini ketua tim audit internal memaparkan hal-hal yang akan diaudit serta melakukan komunikasi dengan auditi. Maksud dari komunikasi tersebut ialah untuk menghindari adanya ketegangan saat proses audit berlangsung. Pada saat pelaksanaan audit internal, ketua auditor mampu mengarahkan pertemuan yang bersifat akomodatif sehingga proses audit internal berjalan dengan kondusif.

Adapun yang biasa disampaikan oleh ketua auditor pada saat rapat pembukaan adalah:
  1. Membuka rapat serta memberikan ucapan terimakasih kepada seluruh personel yang hadir pada rapat pembukaan audit internal.
  2. Auditor melakukan konfirmasi kembali terkait ruang lingkup dan kriteria audit internal yang digunakan sebagai acuan atas dilaksanakannya agenda audit internal.
  3. Selanjutnya auditor memberikan penjelasan mengenai metode yang diterapkan pada saat proses audit berjalan dan memberikan informasi bahwa semua bukti audit didasari pada informasi yang tersedia.
  4. Dalam rapat pembukaan, auditor memberikan penjelasan tentang jadwal pelaksanaan dan peran dari masing-masing auditor serta penetapan wakil auditi yang mendampingi auditor pada saat pelaksanaan audit internal berlangsung.
  5. Tidak lupa, auditor memberikan konfirmasi bahwa selama proses audit berlangsung, auditi diberikan informasi tentang perkembangan audit internal.
  6. Auditor juga melakukan konfirmasi terkait fasilitas dan seluruh sumber daya yang dibutuhkan oleh tim audit selalu tersedia selama proses audit berlangsung.
  7. Konfirmasi juga dilakukan untuk memberikan metode pelaporantemuan audit internal termasuk rekomendasi yang diberikan (jika ada).
  8. Auditor memberikan konfirmasi terhadap pemberian umpan baik dari auditi mengenai kesimpulan audit serta cara penyelesaian temuan tersebut (hal ini sesuai dengan pada saat saya melakukan proses audit internal oleh badan akreditasi KAN).
  9. Auditor menyampaikan konfirmasi bahwa proses audit internal dapat dihentikan jika terjadi suatu permasalahan atau tidak didukungnya fasilitas dan sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi.
  10. Auditor juga menyampaikanbahwa pada saat rapat penutupan dilakukan, semua staff dan auditi dapat hadir untuk memastikan dan menginformasikan terkait temuan ketidaksesuaian yang ditemukan selama proses audit internal berlangsung.
  11. Auditor membuka sesi Tanya jawab kepada seluruh staff dan auditi sebelum rapat penutupan di closing oleh auditor.
  12. Nah, setelah semua informasi diatas disampaikan oleh audito makan auditor dapat menutup rapat pembukaan dan selanjutnya melakukan proses audit internal pada masing-masing organisasi atau bagian yang masuk ke dalam daftar periksa audit internal.
3. Tinjauan seluruh dokumen pada saat pelaksanaan audit internal

Pada proses peninjauan seluruh dokumen meliputi pemeriksaan terhadap prosedur, instruksi kerja dan rekaman. Auditor menilai kesesuaian seluruh dokumen tersebut terhadap acuan system manajemen yang diacu, dalam hal ini saya mencoba untuk membahas mengenasi system manajemen mutu laboratorium sesuai dengan ISO/IEC 17025:2017. Adapun hal perlu diperhatikan pada saat proses audit internal adalah:
  1. Auditi memberikan salinan seluruh dokumen yang termutakhir kepada masing-masing auditor. Tidak lupa bahwa seluruh dokumen penunjang merupakan dokumen yang terkendali serta termutakhir.
  2. Auditi menyediakan semua dokumen tersebut di ruang yang digunakan oleh auditor.
  3. Harus diketahui bahwa rekaman yang digunakan juga tidak harus dalam bentuk hardcopy, terkadang suatu organisasi menyimpan rekaman dalam bentuk digital yang disimpan dalam computer, sehingga auditi juga menyediakan rekaman dalam bentuk digital tersebut kepada auditor.
  4. Auditor memeriksa seluruh rekaman terhadap kesesuaiannya dengan instruksi kerja dan prosedur yang ditetapkan.
  5. Penting bagi auditor untuk memeriksa ketidakkonsistenan perekaman data dalam rekaman yang terkait.
4. Komunikasi pada saat proses audit internal

Selama proses audit internal berlangsung, makan sekitar 75% dari waktu audit internal berlangsung adalah berdiskusi antara auditor dan auditi. Melalui diskusi ini diharapkan akan timbul proses untuk saling memberikan pengertian dan kesepakatan terhadap temuan ketidaksesuaian yang bertujuan untuk peningkatan penerapan sistem manajemen mutu. Selama proses audit berlangsung auditor harus turut serta dalam memberikan umpan seperti pertanyaan yang memicu adanya komunikasi yang baik, wajar, objektif dan diterima oleh auditi secara penuh kesadaran, memahami seluruhnya serta dilakukan atau diterapkan tanpa adanya paksaan.

5. Mengumpulkan dan memverifikasi informasi

Dari hasil komunikasi pada saat audit internal dilaksanakan, tugas seorang auditor adalah mengumpulkan semua temuan ketidaksesuaian pada saat audit ke dalam formulir atau rekaman laporan agar mempermudah dalam menjelaskan dan mendeskripsikan ketidaksesuaian dan auditi dapat dengan mudah memahami cara melakukan tindakan perbaikan yang sesuai dengan kebijakan atau syarat mutu laboratorium. Laporan atau rekaman merupakan alat bukti atas adanya ketidaksesuaian pada saat audit internal berlangsung sehingga laporan tersebut harus dipelihara sebagaimana mestinya.

6. Mengadakan pertemuan penutup
Pada rapat atau pertemuan penutup ini, seluruh auditor dan auditi hadir untuk membahas terkait semua temuan ketidaksesuaian pada saat audit internal berlangsung. Disini auditor berkewajiban menyampaikan semua temuan kepada auditi. Apabila auditi bisa memberikan klarifikasi terkait ketidaksesuaian tersebut, maka temuan bisa saja langsung diselesaikan. Namun jika tidak, auditor juga diperbolehkan untuk mendiskusikan kepada para auditi tentang bagaimana cara untuk menyelesaikan ketidaksesuaian yang ada. Pada rapat penutup juga disepakati waktu atau batas akhir pelaporan tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Setelah rapat ditutup secara resmi oleh auditor, tugas dari seluruh auditi adalah memperbaiki segala temuan yang ada, kemudian melaporkannya sesegera mungkin kepada Manajer Mutu atau Manajer terkait agar dilakukan  verifikasi terhadap tindakan perbaikan yang dilakukan.

Demikian informasi terkait bagaimana melakukan internal audit di Laboratorium yang sesuai dengan standar ISO 17025:2017 yang merujuk pada ISO 19011. Mudah-mudahan informasi ini dapat bermanfaat untuk kita semua, apabila terdapat kesalahan penulisan pada salah satu huruf, saya selaku penulis mohon maaf atas kesalahan yang ada. Secara umum, saya merujuk informasi ini dari buku karangan Bapak Anwar Hadi dengan judul buku Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian & Laboratorium Kalibrasi.

KLAUSUL SEBELUMNYA:

TINDAKAN KOREKTIF

KLAUSUL SELANJUTNYA:

KAJI ULANG MANAJEMEN

Rabu, 27 Maret 2019

Bagaimana cara Menjaga Mutu Bahan Acuan di Laboratorium?

Bagaimana cara Menjaga Mutu Bahan Acuan di Laboratorium?

Mutu Bahan Acuan Bersertifikat

Labmutu.com - Mutu Bahan Acuan - Sobat Laboran, terkadang kita sering mengabaikan kualitas dari bahan acuan yang kita miliki. Karena kita selalu beranggapan bahwa bahan acuan yang digunakan sudah pasti memiliki kualitas dan stabilitas yang baik saat digunakan.

Padahal segala kemungkinan terjadinya penurunan kualitas yang diakibatkan kurangnya ketelitian dalam menggunakan bahan acuan, akan menjadi pemicu terhadap penurunan kualitas bahan acuan tersebut.
Salah satu contoh, pada saat menggunakan bahan acuan dalam fasa cair (larutan) terkadang analis melakukan pemipetan secara langsung ke dalam botol induk (wadah utama) dari bahan acuan tersebut.

Dapat dibayangkan, jika pipet yang digunakan tidak bersih atau terbebas dari pengotor lainnya, maka akan terjadi kontaminasi ke bahan acuan yang dimiliki. Tidak hanya itu, terkadang analis juga menggunakan pipet yang telah dicuci, tetapi tidak dikeringkan terlebih dahulu (dilap dengan tissue) maka air yang menempel pada permukaan pipet tersebut akan mengkontaminasi bahan acuan yang digunakan. Itulah sebabnya kenapa konsentrasi bahan acuan terkadang menjadi menurun (lebih encer) dari nilai yang ditetapkan dalam Certificate of Analysis (CoA). Nah, bagaimana jika hal ini dilakukan secara terus menerus?

Sedikit tips untuk mengantisipasi pekerjaan yang tidak sesuai di atas yaitu jika hendak mengambil larutan bahan acuan, sebaiknya dituangkan secukupnya ke dalam gelas beaker yang bersih dan kering. Setelah itu lakukan pemipetan menggunakan pipet yang bersih dan kering. Sisa dari zat yang ada di dalam gelas beaker jangan dikembalikan lagi kedalam wadah induk bahan acuan, untuk menghindari adanya kontaminasi. Oh ya ada yang ketinggalan, sebelum menggunakan gelas beaker untuk wadah bahan acuan, sebaiknya gelas beaker yang digunakan dibilas dulu dengan bahan acuan yang akan dipipet, buang sisa pembilasan tersebut dan tuangkan secukupnya bahan acuan yang akan dipipet.

Selain itu, penyimpananbahan acuan juga menjadi perhatian khusus. Bahan acuan harus disimpan sesuai dengan kondisi lingkungan yang ditetapkan oleh produsen bahan acuan. Misalnya produsen merekomendasikan bahwa bahan acuan harus ditempatkan di ruang tertutup yang bebas dari paparan sinar matahari, suhu ruang (25 derajat celsius) kelembaban lebih kecil dari 50%. Maka sebaiknya kita menyimpan pada kondisi yang sesuai dengan rekomendasi produsen.



Jika Rekan-rekan sekalian membutuhkan Panduan Mutu dan Prosedur Mutu, kami menawarkan template dokumen tersebut untuk memudahkan rekan-rekan dalam memahami bahkan bisa langsung mengimplementasikan ISO/IEC 17025: 2017. Kami juga menawarkan template Formulir yang diperlukan untuk menjalankan Prosedur. Untuk informasi lebih detail, silahkan kontak via Seluler or WA ke nomor 0821-7254-5061.

Saya merekomendasikan untuk dibuatkan prosedur pengendalian dan penyimpanan bahan acuan agar kualitas bahan acuan akan tetap terjaga. Mengingat harga dari suatu bahan acuan lebih mahal dari reagen kimia lainnya. Jangan lupa untuk selalu mengecek Expired Date dari masing-masing bahan acuan untuk memperkecil ketidaksesuaian dan menjaga kualitas bahan acuan.

Itu saja yang bisa penulis sampaikan, perlu diketahui bahwa apa yang saya tuliskan merupakan pengalaman yang penulis dapatkan di Laboratorium. Semoga bisa menjadi referensi yang bermanfaat untuk Sobat Laboran. Silahkan dibagikan agar informasi yang diberikan lebih bermanfaat untuk Sobat Laboran lainnya.Jika ada yang ingin ditanyakan seputar Menjaga Mutu Bahan Acuan, silahkan dituliskan di kolom komentar yang tersedia. Terimakasih.